Verkeersmanagement Kerststad Valkenburg

Met een jaarlijks groeiend aantal bezoekers (in 2023 circa 1.000.000) aan diverse kerstattracties, is Kerststad Valkenburg de afgelopen jaren een steeds belangrijker onderdeel van de lokale economie van Valkenburg. Kerststad Valkenburg is al
diverse keren onderscheiden met diverse awards waaronder “European City of Christmas” in 2018. In 2022 stond de Valkenburg op de zevende plaats van de European Best Christmas Markets. In 2023 zijn we bekroond tot Evenementenstad
van het jaar 2023. Valkenburg aan de Geul stelt hoge eisen aan de kwaliteit én veiligheid van het voorzieningenniveau op ruimtelijk, maatschappelijk, economisch en cultureel vlak. De ondergrondse Kerstmarkten en de Kerstparade zijn de Unique Selling Points van de kerstattracties die Kerststad Valkenburg zo gewild maken bij het brede publiek. Bezoekers zijn afkomstig uit hoofdzakelijk de Benelux, Frankrijk, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk. Kerststad Valkenburg is als evenement al jaren een belangrijke pijler om Valkenburg aan de Geul en omgeving op de kaart te zetten. Valkenburg aan de Geul wil haar reputatie en hoge positie van Kerststad in de lijst van aantrekkelijke kerststeden minimaal behouden zo niet verbeteren. Kerststad Valkenburg vindt jaarlijks plaats vanaf medio november tot begin januari. De opbouw van de werkzaamheden rondom de diverse attracties en evenementen begint echter al eerder. De afbouw start ná sluiting van Kerststad.

Het grote aantal bezoekers legt echter een grote verkeersdruk op het centrum, de beperkte toegangswegen en parkeerplaatsen. Het centrum is alleen bereikbaar via enkele, relatief smalle, toegangswegen en het aantal parkeerplaatsen is beperkt en
verspreid over diverse parkeerterrein in en om de stad. Hoewel openbaar vervoer gepromoot wordt, kiezen veel bezoekers nog altijd voor eigen vervoer (auto). Ook komt een groot deel met touringcars van reisorganisaties. Het centrum zelf is bovendien autovrij. Enkele toegangswegen zijn tijdelijk afgesloten of ingericht als eenrichtingsverkeer om de veiligheid van de Kerststadbezoekers te waarborgen. Hierdoor ontstaan er tijdens grote evenementen knelpunten ten aanzien van het sturen en begeleiden van bezoekersstromen. Het is moeilijk om alle planvorming betreffende het verkeer op elkaar af te
stemmen en er is een groot aantal grijze gebieden waar de organisatoren van de diverse evenementen niet verantwoordelijk voor kunnen zijn. Om die redenen heeft de gemeente de regie en uitvoering opgepakt om het verkeer en de
bezoekersstromen in goede banen te leiden gedurende de zes weken dat Kerststad operabel is. Het totale bezoekersaantal is niet evenredig verdeeld over alle dagen. In de drukste weekenden zijn er zo’n 15.000 bezoekers tegelijkertijd aanwezig.

De gemeente Valkenburg zoekt een deskundig, ervaren en gecertificeerde opdrachtnemer die zorgdraagt voor de ontwikkeling van een verkeersmanagementplan en de personele invulling om uitvoering te geven aan het plan inclusief de levering van de benodigde middelen. Het eerste concept verkeersmanagementplan dient uiterlijk 15 september 2024 opgeleverd te worden. In het Programma van Eisen vind u de eisen die wij aan de uitvoering van de opdracht stellen.
Tijdens Kerststad is inschrijver verantwoordelijk voor het begeleiden en sturen van het verkeer en de bezoekersstromen. Samenwerking hierin staat centraal evenals gastvrijheid. De bezoeker moet zich welkom voelen en de inwoner ontzorgd en
begrepen. Bij alle bij de opdracht betrokken uitvoerenden moet sprake zijn van eigenaarschap en gastvrijheid. Hiervoor worden verschillende werkzaamheden van inschrijver verlangd.
1. Voorbereiden en uitvoeren van een Verkeersmanagementplan geschikt voor de hele periode van Kerststad;
2. Aanbrengen, instandhouding en verwijderen van benodigde verkeersmaatregelen waaronder bebording en tekstwagens;
3. Het leveren en aansturen van gecertificeerd personeel noodzakelijk voor de uitvoering van de werkzaamheden;
4. Informatieverstrekking naar bezoekers en inwoners;
5. Volledige ontzorging van de Gemeente op het gebied van verkeersmanagement.
6. Het inrichten van een eerstelijns klachtenmeldpunt.

Op basis van de aanbestedingswet en het inkoopbeleid van de gemeente Valkenburg aan de Geul volgt de gemeente  een openbare Europese procedure. Het gunningscriterium bij deze opdracht is de beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV). De gemeente Valkenburg a/d Geul wenst een overeenkomst af te sluiten met één opdrachtnemer. De startdatum van de te  sluiten overeenkomst is de datum van definitieve gunning en heeft een duur van één editie Kerststad, zijnde editie 2024. De overeenkomst kan vijfmaal op wens van de gemeente verlengd worden met telkens een editie.

Bron: Tenderned zaterdag 8 juni 2024 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/338784

Aanbestedingsnieuws 9e jaargang editie 10 juni 2024