Subsidiesysteem gemeente Zwolle

Zwolle maakt sinds meer dan 25 jaar gebruik van JD Edwards EnterpriseOne, met de door Leverancier Capgemini gebouwde financiële schil met functionaliteiten die Capgemini specifiek voor de gemeentemarkt heeft gemaakt. Het totaal noemen wij in Zwolle ‘OneWorld’. Capgemini heeft aangegeven in 2026 het support te willen afschalen en de doorontwikkeling te stoppen. Het huidige subsidiesysteem (SUSY2) is onderdeel van OneWorld.

De gemeente Zwolle wil een overeenkomst afsluiten met één opdrachtnemer voor de levering, onderhoud, beheer en implementatie van een SaaS-oplossing (zijnde een standaardoplossing zonder maatwerk) voor een subsidiesysteem. In de standaardoplossing dienen de voor gemeente Zwolle noodzakelijke functionaliteiten te zijn ondergebracht. Livegang subsidiesysteem is voorzien op : 01 januari 2026.
De scope van de opdracht omvat de huidige subsidiefunctionaliteit (SUSY2) is, als maatwerkoplossing, ondergebracht in het huidige financiële systeem. Bij de lopende Europese aanbesteding van het financiële systeem is de subsidiefunctionaliteit niet meegenomen.De gemeente Zwolle kiest in haar uitgangspunten voor standaard functionaliteit.

Subsidieverlening is een dynamisch proces. Gaandeweg kunnen er subsidieregelingen wijzigen, maar kunnen er ook nieuwe regelingen bijkomen. Voor het aanvraagproces (aanpassing/toevoeging e-formulieren) vraagt dit flexibiliteit en korte doorlooptijd van de aanpassingen in de e-formulieren.
Met de huidige werkwijze valt hier winst te behalen. In het Programma van Eisen (PvE) is daar ook duidelijk aandacht voor gevraagd.
De subsidieregelingen moeten ondersteund worden middels workflow, waarbij taken op naam van de behandelaren worden gezet, de taken bewaakt kunnen worden i.v.m. wettelijke termijnen en waar rekening wordt gehouden bij de goedkeuring m.b.t. mandaathouders. Via een dashboard moet het eenvoudig zijn om direct bij je takenlijst te komen. Tevens is het genereren van stuurinformatie en managementinformatie een behoefte van de tactisch
leidinggevende die gepresenteerd wordt in een dashboard. Daarnaast zijn er koppelingen (informatie-uitwisseling) met bestaande applicaties, benodigd:
• E-Suite
• MS Power BI
• Financieel systeem

Het doel van deze aanbesteding is het afsluiten van een overeenkomst met één opdrachtnemer voor de aanschaf, implementatie, het beheer en onderhoud van een subsidiesysteem. De beheer- en onderhoudsfase kent een initiële looptijd van vier jaar en start na de livegang. Opdrachtgever heeft daarna eenzijdig de mogelijkheid om de overeenkomst onder dezelfde condities te verlengen met telkens maximaal twee jaar. De gemeente heeft gekozen voor een openbare procedure.

Bron: Tenderned zondag 22 september 2024 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/350002

Aanbestedingsnieuws 9e jaargang editie 24 september 2024