Salarisadministratie en Functioneel Beheer AFAS Haaglanden
Omgevingsdienst Haaglanden is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de wettelijke milieutaken namens de provincie Zuid-Holland en de gemeenten Delft, Den Haag, Midden-Delfland, Leidschendam-Voorburg, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Wassenaar, Westland en Zoetermeer. Tot op heden heeft de aanbestedende dienst de salarisadministratie en het functioneel beheer van AFAS in eigen beheer gehad. In verband met een onderbezetting zijn afgelopen jaren zzp’ers ingehuurd om de
werkzaamheden uit te voeren. De aanbestedende dienst wenst de continuïteit van deze werkzaamheden beter te waarborgen en uit te besteden aan een professionele leverancier en daarom wordt deze aanbesteding uitgevoerd.
Met deze aanbesteding en de daaruit voortvloeiende overeenkomst beoogt de aanbestedende dienst de volgende doelen te bereiken:
a. Het contracteren van één opdrachtnemer die zorgdraagt voor een professionele uitvoering van de salarisadministratie en het functioneel beheer van AFAS waarbij wordt voorzien in:
i. Een tweedelijns Helpdesk;
ii. Het doorvoeren van (kleine) aanpassingen in workflows en het doorvoeren van reguliere AFAS updates;
iii. De (projectmatige) implementatie van grote wijzigingen en/of nieuwe modules.
b. Het waarborgen van de continuïteit van de salarisadministratie en het functioneel beheer van AFAS. Het betreft hier vakspecialistische functies, welke de gehele organisatie treffen. Het goed (of niet goed) verwerken van de salarisadministratie treft immers iedereen en het goed (of niet goed) functioneren van het ERP-systeem is ook merkbaar in de gehele organisatie.
Bij de Aanbestedende dienst maken momenteel ca. 250 medewerkers (inclusief payroll) gebruik van het AFAS- systeem voor hun verlof en salaris. Daarnaast is sprake van vijf key users: HR (1x), Financiën (2x), Contractbeheer (2x). Het aantal gebruikers van het AFAS-systeem kan fluctueren en de verwachting is dat het aantal jaarlijks toe zal nemen met ca. 5%.
De omvang van de opdracht in termen van vaste kosten is gemiddeld per jaar geraamd op €75.000,- (excl. btw). Het betreft hier de kosten voor het functioneel beheer van AFAS (niveau 1,2 en 3) en het uitvoeren van de salarisadministratie. De eenmalige kosten voor de implementatie is geraamd op maximaal €2.000,- (excl. BTW).
De omvang van de variabele kosten kan jaarlijks fluctueren. Dit hangt af van de hoeveelheid projectmatige wijzigingen en het aantal toe te voegen modules aan de applicatie, zoals de module talentmanagement en de module werving en selectie. Naar schatting liggen de variabele kosten op gemiddeld € 50.000,- (excl. BTW) per jaar.
Er is sprake van een dienstverleningsovereenkomst voor diensten met een initiële looptijd van zesendertig maanden met de mogelijkheid de overeenkomst tweemaal tegen dezelfde voorwaarden te verlengen voor een periode van telkens maximaal vierentwintig maanden, waarbij de laatste verlenging niet langer loopt dan de datum waarop de overeenkomst met AFAS eindigt.
Aanbesteder volgt met deze aanbesteding de openbare procedure.
Bron: Tenderned vrijdag 7 juni 2024 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/338684
Aanbestedingsnieuws 9e jaargang editie 10 juni 2024