Personeelsinformatie- en salarissysteem Veiligheidsregio Haaglanden

Veiligheidsregio Haaglanden (VRH) is op zoek naar een goed werkend systeem waarmee een adequate personeelsinformatie- en salarisadministratie
gevoerd kan worden tijdens de gebruiksperiode. Het systeem vervangt het huidige systeem van ADP, waarmee de samenwerking afloopt op 31 december 2025. Betrouwbaar, toekomstbestendig, gebruiksvriendelijk en stabiel, dat is wat de VRH wil. De VRH zoekt dit systeem als SaaS-oplossing, waarbij het systeem wordt gehost op een locatie die valt onder Europese regelgeving. De VRH vraagt daarnaast ondersteuning bij inrichting en ontwikkeling.

Het personeelsinformatie- en salarissysteem bevat een Kernregistratie Medewerkers. Dat wil zeggen dat dit systeem het bronsysteem is voor allerlei andere applicaties die gevoed moeten worden met personele informatie. Het doel hiervan is “één versie van de waarheid”. In de huidige situatie zijn er koppelingen met:
– Veiligheidspaspoort (inzet- en vakbekwaamheidsinformatie),
– InPlanning (roosterplanning),
– Pardon (pro-forma salarisberekeningen, begroten en budgetteren personeelskosten),
– Zorg van de Zaak (ARBO),
– OTYS XA (koppeling roept rechtstreeks de Indienst workflow aan als iemand de status “aangenomen” krijgt),
– iTEL (telefoonnummers voor oproepen vrijwilligers) en
– TimeXtender (Datawarehouse).

In het systeem worden gegevens ingevoerd en verrijkt met behulp van workflow. Gegevens staan zodanig in het systeem dat het mogelijk is om erop te zoeken, selecteren en rapporteren. VRH ontwikkelt zich richting data geïnformeerd werken. Met de volgende systemen is informatie-uitwisseling (bij voorkeur via open standaarden) noodzakelijk:
– Corsa: archivering
– ELO: elektronische leeromgeving
– Unit4: financiële zaken
– Azure Active Directory
▪ –> Topdesk
▪ –> Plek 15 (intranet)
▪ → Axxerion
Voor de medewerkers van de VRH is de CAR-UWO Veiligheidsregio’s van toepassing. Het systeem moet de afspraken vanuit deze of opvolgende CAO’s (blijvend) ondersteunen.

Afhankelijk van de mogelijkheden overweegt de VRH om (na afloop van lopende overeenkomsten) functionaliteiten in het systeem te integreren of aanvullend van de leverancier van het personeels- en salarissysteem af te nemen. Deze functionaliteiten betreffen de functionaliteiten van de hierboven
genoemde systemen waarmee informatie-uitwisseling noodzakelijk is. Eventuele aanvullingen die tijdens de looptijd worden ingezet worden als onderdeel van deze aanbesteding en de daaruit volgende overeenkomst gezien.

Voor deze opdracht wordt gebruik gemaakt van een overeenkomst (gebaseerd op de VNG standaard) te starten in januari 2025 voor de implementatie en met ingebruikname vanaf 1 januari 2026. De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. De VRH kiest voor deze looptijd omdat dergelijke
systemen een grote afhankelijkheid kennen met een complex traject bij omschakelingen naar andere systemen. Met deze looptijd verwacht de VRH doelmatig gebruik te kunnen maken van de samenwerking en het systeem zolang deze voldoen. Als de samenwerking of het systeem niet meer voldoet of als interne of externe ontwikkelingen dit nodig maken, zal dat het moment zijn dat de VRH de overeenkomst beëindigt. Ook voor de leverancier geeft dit de kans op een passend rendement en de prikkel het systeem te blijven ontwikkelen om blijvend aan de vraag te voldoen. Deze Europese aanbesteding betreft
een openbare procedure.

Het systeem wordt een opvolging van het bestaande ADP-systeem. De VRH wil potentiële inschrijvers inzage geven in dat huidige systeem, zodat zij hun aanbod zo goed mogelijk kunnen laten aansluiten op de VRH. Dit mede omdat voor de VRH-medewerkers het huidige systeem de startnorm is in het gebruik en de beoordeling van de aanbiedingen. Ook willen wij hiermee alle aanbieders op hetzelfde informatieniveau brengen.
De inzage is gericht op het huidige systeem en niet op de aanbestedingsprocedure. De inzage is individueel, waarbij u kunt aangeven welke onderdelen u wilt zien. Hiermee kunt u uw vragen zo stellen zodat deze uw informatiebehoefte zo goed mogelijk invullen. De inzage is op een locatie van de VRH, u
mag met maximaal vier personen aanwezig zijn. Wij kunnen gegevens in het systeem niet afschermen, mede hierom is het maken van beeld – of geluidsopnamen niet toegestaan. Van de inzage wordt geen verslag gemaakt.
De VRH plant het moment van individuele inzage in op 17 en/of 18 september 2024 en meldt deze aan de aangemelde organisaties. Voor de inzage reserveren wij één uur per aangemelde organisatie. Aanmelden voor (individuele) toelichting huidige systeem uiterlijk 9 september 2024.

Bron: Tenderned woensdag 21 augustus 2024 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/346319

Aanbestedingsnieuws 9e jaargang editie 22 augustus 2024