Mobiele telefonie gemeente Sluis
Deze aanbesteding van de gemeente Sluis bestaat uit twee percelen.
Perceel 1: Het leveren van circa 300 mobiele spraak en data abonnementen èn een totaalintegratie van telefonie op basis van Microsoft Teams.
Perceel 2: Het leveren van circa 250 stuks Apple iPhone 15 op basis van een lease overeenkomst.
Met betrekking tot perceel 1 heeft opdrachtgever op dit moment een overeenkomst voor mobiele spraak- en data abonnementen voor ca. 300 abonnementen. Daarnaast bevindt opdrachtgever zich momenteel in een transitiefase wat betreft haar telefonie-infrastructuur. Met het gebruik van een Mitel-centrale in de cloud, ondersteund door een SIPtrunkverbinding, streefde opdrachtgever aanvankelijk naar een naadloze vaste/mobiele oplossing. De implementatie van de MiCollab-app op mobiele telefoons is niet volledig naar wens van opdrachtgever gegaan. De overgang naar deze nieuwe telefonieomgeving had als doel de status van medewerkers direct zichtbaar te maken voor het callcenter, waardoor efficiënter kon worden geschakeld en onnodige doorverbindingen vermeden werden. Daarnaast bood de Mitel-centrale geavanceerde callcenteroplossingen met gedetailleerde overzichten van de statussen van individuele medewerkers. Ondanks deze inzet blijkt in de praktijk dat de synergie tussen de MiCollab-app op mobiele apparaten en het callcenter nog niet volledig aan de verwachtingen voldoet. Functionaliteiten worden gemist en er zijn incidenten waarbij de app uitvalt of niet naar behoren beschikbaar is.
Omtrent perceel 2 gebruiken alle medewerkers van opdrachtgever op dit moment een Apple iPhone als bedrijfstoestel. De toestellen zijn met het IOS besturingssysteem volledig geïntegreerd binnen de digitale omgeving van opdrachtgever.
Met een blik op de toekomst heeft opdrachtgever haar Microsoft-licentie in oktober opgewaardeerd van E3 naar E5. Deze E5-licentie biedt niet alleen uitgebreide functionaliteiten voor het gebruik van Teams, maar omvat ook geavanceerde mogelijkheden voor bellen, inclusief een callcenterfunctie. Aangezien opdrachtgever haar strategische focus legt op Office 365 en de Cloud, lijkt het opportuun om deze ontwikkelingen te integreren in de aanbesteding voor mobiele abonnementen. Dit impliceert een volledige integratie van vast en mobiel bellen via Teams, zowel op desktops als op iPhones. Interessant voor opdrachtgever is, dat binnenkort zelfs bellen mogelijk is zonder een specifieke app. Daarom vindt opdrachtgever het van essentieel belang om in de aanbesteding een grondig en duidelijk plan van aanpak uit te vragen voor de implementatie van deze integratie. Met deze aanbesteding wenst opdrachtgever per perceel één partij te contracteren die de dienstverlening/levering uitvoert conform de wensen en eisen zoals gesteld in de aanbestedingsdocumenten.
Opdrachtgever is van plan per perceel één overeenkomst af te sluiten:
Perceel 1:
Betreft een raamovereenkomst voor een periode van drie jaar, met de mogelijkheid tot eenzijdige verlenging met driemaal één jaar. De overeenkomst gaat in per 1 januari 2025. De raamovereenkomst met een implementatie periode welke maximaal duurt tot de portering van de mobiele nummers naar het netwerk van inschrijver. De abonnementskosten kunnen pas in rekening gebracht worden na afronding en acceptatie door opdrachtgever van de uitgevoerde implementatie. Opdrachtgever heeft een overeenkomst met de huidige provider tot 1 januari 2025. Er dient minimale overlap te zijn tussen de start van het nieuwe abonnement en het einde van de huidige abonnementsperiode.
Perceel2:
Betreft een leveringsovereenkomst voor het eenmalig leveren van 250 stuks Apple iPhone 15 op basis van een lease overeenkomst.
Bron: Tenderned zondag 4 augustus 2024 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/345230
Aanbestedingsnieuws 9e jaargang editie 6 augustus 2024