Marktconsultatie UMC verzuim- en infectiepreventie software Arbo

Deze markconsultatie wordt georganiseerd door Amsterdam UMC (UMC). VUmc en AMC zijn sinds 1 januari 2024 gefuseerd tot één entiteit genaamd Stichting Amsterdam UMC. Amsterdam UMC zal in de komende jaren ernaar streven om beide locaties te harmoniseren. In het Amsterdam UMC werken mensen met volle inzet en betrokkenheid aan kwalitatief hoogwaardige zorg, onderzoek en onderwijs. De zorg voor de best mogelijke arbeidsomstandigheden voor medewerkers is daarom ontzettend belangrijk. De Arbodienst van locatie AMC speelt daarop in door het brede spectrum aan gezondheidskundige begeleiding en veiligheid van medewerkers te verzorgen. Denk aan begeleiding en advies door de bedrijfsarts en bedrijfsmaatschappelijk werk, het bieden van een veilige en gezonde werkomgeving en de begeleiding in bepaalde levens- en werkfasen. Naast verzuimbegeleiding vormt infectiepreventie een belangrijk onderdeel van de kerntaken. Denk hierbij aan het vaccineren van medewerkers en anderen die in het ziekenhuis
werkzaam zijn, het uitvoeren van medische keuringen en het afhandelen van prik-, snij- en bijtaccidenten.

De werkzaamheden met betrekking tot verzuimbegeleiding en infectiepreventie worden nu geregistreerd in een verzuimmanagementsysteem. Alleen een kleine groep medewerkers van de arbodienst heeft toegang tot het systeem, waardoor er veel documenten via e-mail aan andere betrokkenen verstuurd moet worden en afstemming ook buiten het systeem plaatsvindt.
 Er is een eenzijdige koppeling met Peoplesoft, het personeelsinformatiesysteem van Amsterdam UMC.
 Er is slechts beperkt sprake van geautomatiseerde workflows.
 Dit systeem bevat ook een planningsagenda waarin de afspraken met de diverse arboprofessionals worden vastgelegd.
Infectiepreventie wordt niet alleen uitgevoerd voor Amsterdam UMC maar ook voor medewerkers van andere, aan AUMC gelieerde organisaties. Dit geldt ook voor studenten die in het ziekenhuis stage of co-schappen lopen. Voor Infectiepreventie gaat het ook om studenten UvA, VU, HvA en Acta en daarnaast ook medewerkers van organisaties die op de terreinen of in de gebouwen van Amsterdam UMC gehuisvest zijn. Ook zij komen in aanmerking voor bijvoorbeeld griepvaccinaties en ingeval van prik-snij en bijtaccidenten kan een beroep op de dienstverlening van de arbodienst worden gedaan.

In de gewenste situatie ondersteunt het systeem in ieder geval de belangrijkste activiteiten van de arbodienst, te weten verzuimbegeleiding en infectiepreventie. Wetgeving en intern beleid zijn daarin leidend: de Wet Verbetering Poortwachter, het Verzuimbeleid van Amsterdam UMC en de in-en externe richtlijnen met betrekking tot infectiepreventie. Autorisaties worden op basis van rollen en taken toegekend, waarbij het werken in taakdelegatie een gegeven is.
Ziek- en hersteldmeldingen worden door de werkgever in het personeelsinformatiesysteem ingevoerd, dat is in de huidige situatie het geval en blijft ook zo. Via een dagelijkse koppeling worden deze gegevens aan het verzuimmanagementsysteem doorgegeven. Mogelijk worden in de toekomst ook gegevens vanuit dat systeem aan de werkgever doorgegeven.
Overige wensen:
 De koppeling met Peoplesoft is een vereiste, en het is wenselijk dat ook met andere systemen zoals een labsysteem gegevens kunnen worden uitgewisseld. In de toekomst zijn koppelingen met externe organisaties zoals het UWV mogelijk gewenst.
 Vragenlijsten kunnen online ingevuld worden en vervolgens geregistreerd worden in het systeem.
 De rapportagefunctie is flexibel en eenvoudig, zodat gebruikers zelf rapportages kunnen genereren.
 Voor infectiepreventie geldt dat de medewerker nu geen toegang heeft tot het systeem, het is wenselijk dat ook de gegevens die daar zijn vastgelegd voor de medewerker zichtbaar zijn.
 Voor infectiepreventie geldt dat de processen nu geen sprake is van een geautomatiseerde koppeling, de gegevens worden door middel van een importfunctie in het systeem toegevoegd.

Van de deelnemende marktpartijen aan deze marktconsultatie wordt verwacht dat zij bereid zijn hun specifieke kennis over dit onderwerp te delen met het UMC. De inspanning zal bestaan uit het lezen van dit document en het bestuderen en beantwoorden van de vragenlijst. U kunt vervolgens uitgenodigd worden om uw consultatiedocument persoonlijk toe te lichten.

Voor deze Marktconsultatie ziet de procedure er als volgt uit:
 De marktpartijen krijgen gelegenheid vragen te stellen over deze marktconsultatie
 Aan de hand van de beantwoording van de vragen door het UMC, formuleren de marktpartijen hun antwoorden op de vraagstellingen;
 Als onderdeel van deze marktconsultatie willen wij ook ons PvE ICT toetsen in de markt. Dit wordt op een later moment. Deze vragenronde zal geheel schriftelijk plaatsvinden.
 Het UMC kan nadere informatie verlangen van (één van) de marktpartijen, wanneer bepaalde antwoorden niet duidelijk zijn;
 Indien het UMC daar aanleiding toe ziet, dan kan zij nadat de uiterlijke datum voor het indienen van het marktconsultatiedocument is verstreken, enkele partijen uitnodigen om zich nader te laten informeren. Welke partijen dit worden is geheel ter beoordeling van het UMC;
 De resultaten van deze marktconsultatie worden geanonimiseerd bij de aanbestedingsdocumenten van de Europese aanbesteding gevoegd, of verwerkt in het Programma van Eisen (PvE) waardoor alle inschrijvers op de Europese aanbesteding kennis kunnen nemen van de resultaten van de marktconsultatie.

Bron: Tenderned donderdag 5 september 2024 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/348116

Aanbestedingsnieuws 9e jaargang editie 6 september 2024