Document management systeem voor Omgevingsdienst Noord-Holland Noord
De Omgevingsdienst Noord-Holland Noord (OD NHN) voert de (milieu)taken binnen de fysieke leefomgeving uit voor de zestien gemeenten in Noord-Holland Noord en de provincie Noord-Holland (PNH) en is gevestigd in Hoorn. Bij de Omgevingsdienst Noord-Holland Noord (OD NHN) wordt als Document Management Systeem (DMS) momenteel Alfresco van Hyland (Boston, USA) gebruikt. Dit was tot 2020 onderdeel van het zaaksysteem Greenvalley van Roxit. Toen werd gekozen voor een nieuw zaaksysteem (OpenWave) is besloten de DMS-component hieruit te nemen en onder te brengen in de Cloud (Common Ground). De overeenkomst hiervoor is einde looptijd. Doel van deze aanbesteding is het komen tot een overeenkomst met één opdrachtnemer voor het leveren van softwaretoepassingen (DMS+) op het gebied van scannen, metadateren, postintake, archiveren, vernietigen en deze dient te communiceren met het zaaksysteem, SharePoint en ons ERP-systeem
AFAS, incl. aanvullende dienstverlening.
De Opdracht betreft de levering van een DMS+ als SaaS-oplossing of gelijkwaardig (Cloud), inclusief migratie, implementatie, inrichting, opleiding, functioneel en technisch beheer. On premise oplossing wordt niet geaccepteerd.
Tot de scope van de opdracht behoren specifiek de volgende onderdelen:
– Het bieden van een centraal DMS+ waar gebruikers via het zaaksysteem OpenWave toegang hebben tot actuele, volledige en betrouwbare digitale archiefbescheiden.
– Leveren van een geïntegreerde postintake waar documenten na scanning in komen te staan om vervolgens met al hun metadata gekoppeld te kunnen worden aan een zaak(type) in het zaaksysteem OpenWave.
– Een oplossing tot scannen en metadateren van inkomende en uitgaande poststromen die daarna geëxporteerd kunnen worden naar het DMS welke gekoppeld is aan OpenWave, compartiment bedrijfsvoering en in de toekomst mogelijk ook gekoppeld aan SharePoint en AFAS.
– Leveren van (2 richtingen) koppelingen tussen het DMS, de postintake, e-depot, zaaksysteem OpenWave (stuf 3.10) zonder verlies van data en met eenmalige opslag, meermaals gebruik.
– Leveren apart compartiment binnen DMS voor digitale documenten bedrijfsvoering.
Buiten scope van de opdracht vallen de volgende onderdelen:
– Zaaksysteem, betreft alleen DMS.
De totale geraamde waarde van de opdracht voor de gehele looptijd is tussen de €950.000,- en maximaal €1.200.000,- exclusief BTW. Op dit moment kent het systeem driehonderd gebruikers, de verwachting is dat er elk jaar een groei van tien gebruikers zal zijn. Deze overeenkomst bevat een financiële optie van maximaal € 100.000,- per onvoorziene ontwikkeling bij aanvullende behoefte en wijzigende wetgeving vallend binnen de scope van deze overeenkomst. Bijvoorbeeld denkende aan het opschonen en migreren van oude databases.
De verwachte ingangsdatum van de implementatieperiode is 17 december 2024, deze zal vermoedelijk een half jaar duren waarna de startdatum van de reguliere overeenkomst 9 juni 2025 is, einddatum van de overeenkomst is 8 juni 2031. De overeenkomst kan dan met maximaal tweemaal een periode van twee jaar worden verlengd.
Bron: Tenderned vrijdag 23 augustus 2024
Aanbestedingsnieuws 9e jaargang editie 26 augustus 2024