AV middelen raadzaal gemeente Beuningen
De gemeente Beuningen beschikt over een bijzondere (maar oude) audiovisuele installatie in haar raadzaal. Deze installatie ondersteunt zowel vergaderingen van de raad als ook andere vergaderingen en bijeenkomsten. De verouderde installatie vertoont veel technische problemen en ondersteunt niet meer de behoeftes van deze tijd. Opdrachtgever wenst de installatie uiterlijk te vervangen tijdens het zomerreces van 2025.
Op termijn verwacht opdrachtgever de huidige raadzaal te vernieuwen, dan wel een nieuwe raadzaal te bouwen. Als dit zover is, dan wordt beoogd de hier uitgevraagde audiovisuele installatie te verhuizen naar deze nieuwe raadzaal. Met deze Europese aanbestedingsprocedure verwacht opdrachtgever hiervoor een geschikte leverancier te contracteren.
Het belangrijkste doel van deze opdracht is de vernieuwing van de huidige audiovisuele installatie naar een stabiele robuuste audiovisuele installatie, waarbij de bestaande functionaliteiten worden gehandhaafd en/of uitgebreid. Opdrachtnemer zorgt dat de audiovisuele installatie zonder haperingen functioneren, ofwel dat de gemeenteraad, de griffie-organisatie en andere gebruikers in het gebruik van de installatie geen hinder ondervinden bij de uitvoering van hun taken. De opdracht betreft op hoofdlijnen de volgende onderdelen:
a) Levering van het nieuwe audiovisuele informatieplatform voor de raadzaal van het gemeentehuis Beuningen. Onder meer bestaande uit:
• Bedieningsschermen
• Vergadermanagementsysteem (VMS)
• Microfooninstallatie
• Automatische cameraregistratie
• Videoschermen- beeldweergave
• Geluidsweergave
• Draadloze microfoons
• Hybride voorbereiding
• Presentatiemogelijkheden
• Opnamevoorzieningen
• Distributie van audiovisuele signalen
• Oplossing ter voorkoming van uitval
b) Het verzorgen van een live koppeling tussen het audiovisuele informatieplatform en het Raadsinformatiesysteem van iBabs, waaronder ook begrepen het webcastingplatform van Company Webcast.
c) Het, in afstemming met opdrachtgever, verwijderen en afvoeren van bestaandeapparatuur die geen waarde en functie heeft in de toekomstige installatie.
d) Turn-key installatie en implementatie van de audiovisuele uitrusting en systemen voor opdrachtgever, bestaande uit onder andere:
▪ Projectleiding (ook voor de rol aan de zijde van opdrachtgever);
▪ Regievoering over alle betrokken interne en externe partijen;
▪ Workshops voor het in detail uitwerken van het gebruik en het beheer;
▪ Design en inrichting;
▪ Tot stand brengen van koppelingen;
▪ Training van gebruikers, documentatie en nazorg, inclusief de on-site ondersteuning bij de eerste vijf raads- en commissievergaderingen na
ingebruikname van een goedwerkende opgeleverde installatie.
e) Technisch-, functioneel- en operationeel beheer en support op de gehele audiovisuele installatie (inclusief de coördinatie en aansturing van interne diensten en derde leveranciers, die nodig zijn voor een juiste werking van de installatie).
f) Op afroep on-site ondersteuning bij raads- en commissievergaderingen (fysieke aanwezigheid) voorafgaand en tijdens vergaderingen van opdrachtgever. Optioneel wordt aanvullend uitgevraagd:
▪ Een blijvende testomgeving, na oplevering van het systeem;
▪ Correctief onderhoud inbegrepen in jaarlijkse support.
De opdracht is verder nader gespecificeerd in het Programma van Eisen.
Opdrachtgever biedt de mogelijkheid aan gegadigde om de locatie te bezichtigen (d.m.v. een schouw). De schouw zal plaatsvinden op dinsdag 3 september 2024 om 13.30 uur in het gemeentehuis Beuningen (Van Heemstraweg 46, 6641 AE Beuningen). Voor deelname aan de schouwronde kunt u zich aanmelden uiterlijk donderdag 29 augustus 2024 via de berichtenmodule van Tenderned onder vermelding van naam, functie, contactgegevens van de afgevaardigde(n). Iedere gegadigde mag maximaal twee personen afvaardigen.
Tijdens de schouwronde mag beeldmateriaal gemaakt worden van de ruimte (het is niet toegestaan personen te fotograferen). Tijdens de schouw mogen geen vragen gesteld worden met betrekking tot de opdracht. Deze vragen dienen enkel digitaal gesteld te worden via de ingestelde vragenrondes.
Bron: Tenderned donderdag 25 juli 2024 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/344372
Aanbestedingsnieuws 9e jaargang editie 26 juli 2024