Actualiseren, beheer en onderhoud van digitale werkplekken ODWH en ODNL

De Omgevingsdienst NL ( ODNL)is de overkoepelende vereniging van de 29 regionale omgevingsdiensten in Nederland. De vereniging zet zich in voor het versterken en verbinden van onze gezamenlijke kennis en expertise. Om zo samen bij te dragen aan de kwaliteit van een veilige, gezonde en duurzame leefomgeving voor ons allemaal.

De Omgevingsdienst West Holland is gevestigd in Leiden en werkt op basis van een gemeenschappelijke regeling voor de gemeenten Hillegom, Kaag en Braassem, Katwijk, Leiden, Leiderdorp, Lisse, Nieuwkoop, Noordwijk, Oegstgeest, Teylingen, Voorschoten en Zoeterwoude en de provincie Zuid-Holland. Daarnaast voert de Omgevingsdienst de regionale milieutaken uit
voor de regio Holland Rijnland. De Omgevingsdienst staat voor duurzaamheid en het bewaken en verbeteren van de kwaliteit
en veiligheid van de leefomgeving in de regio Holland Rijnland. Dit doet zij door vergunningsverlenings-, toezichts-, handhavings- en adviestaken uit te voeren. We nemen milieubeschikkingen namens gemeenten, zien toe op naleving van milieuwetgeving, geven milieuadvies aan opdrachtgevers en informeren inwoners en bedrijven op het gebied van milieu in opdracht van gemeenten en andere overheden. 

Het doel van deze aanbesteding is het afsluiten van twee nieuwe separate overeenkomsten voor Omgevingsdienst Nederland (maximaal 25 gebruikers) én Omgevingsdienst West Holland (circa 210 gebruikers) voor het actualiseren van de digitale werkplek om de continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen. Onder het actualiseren van de digitale werkplek wordt in brede zin verstaan:
• Implementatie van de digitale werkplek;
• Beheer van de digitale werkplek;
• Helpdeskfunctie voor gebruikers van de digitale werkplek;
• Onderhoud van de digitale werkplek.

De aanbestedende dienst wenst met deze aanbesteding de economisch meest voordelige inschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding te contracteren. Er is gekozen voor het volgen van een Europese openbare procedure. Voor beide opdrachtgevers geldt dat dezelfde uitgangspunten van toepassing zijn.

De aanbestedende dienst wenst met één leverancier een overeenkomst af te sluiten voor iedere opdrachtgever. De overeenkomst zal worden aangegaan voor een vaste periode van twee jaar. De aanbestedende dienst heeft hierna de mogelijkheid de looptijd van de overeenkomst drie maal met twee jaar te verlengen, middels een eenzijdige verlenging. De keuze tot het al dan niet verlengen berust uitsluitend bij de opdrachtgever. De beoogde ingangsdatum van de overeenkomst is zo snel mogelijk maar waarschijnlijk december 2021.

Binnen de aanbestedende dienst werken verschillende diensten zowel zelfstandig als gezamenlijk aan diverse projecten en producten. Het verloop van de projecten en producten is gestandaardiseerd in de vorm van werkprocessen. De aanbestedende dienst is reeds gestart met het vastleggen van zowel primaire als secundaire processen in workflows in AFAS Profit 18.
De ODWH is reeds gestart met het beschrijven van de processen en workflows voor de verschillende afdelingen.
De dienst beschikt over een hybride infrastructuur (zowel on-premise als in de Cloud). Er zijn fysieke servers bij de huidige leverancier aanwezig waarop het merendeel van de IT-ondersteuning wordt uitgevoerd, aangevuld met een aantal SaaS-oplossingen (Software-asa-Service) via de Cloud. Op de fysieke servers zijn virtuele servers ingesteld voor de specifieke
systeemrollen, jobs en services op basis van Windows 2012 R2 Standard als Operating System. De technische inrichting van de infrastructuur is goed gedocumenteerd. Er zijn maatregelen getroffen voor High Availability en voor Disaster Recovery (via dagelijkse en wekelijkse back-ups, waarbij een adequaat beheer- en bewaarschema is gedefinieerd).

Er zijn 75 vaste werkplekken voor circa 210 gebruikers. De inrichting voor de werkplekken van medewerkers is gebaseerd op Citrix en thin clients, waarbij bijna al het verkeer aan de serverkant wordt afgehandeld. De muisbewegingen en toetsaanslagen vinden plaats aan de clientkant. Er is een zestal draadloze toegangspunten aanwezig voor draadloos internet als aanvulling op
de ethernet-aansluitingen van de desktops. De toegang tot applicaties is geregeld via de Active Directory, waarin rollen worden beheerd. Er is sprake van Single-Sign-On (SSO), waardoor medewerkers niet apart hoeven in te loggen per applicatie. Het rollenbeheer van de Office 365 implementatie (Azure Active Directory) is ook gesynchroniseerd met de algemene Active
Directory, waardoor er ook voor de Office 365 Cloud diensten sprake is van SSO.

In de huidige situatie voldoet de systeemondersteuning voor de meeste medewerkers redelijk tot goed. Knelpunten zijn met name een toenemende vertraging/verslechtering van performance van de netwerkomgeving. Voor een aantal specialistische medewerkersprofielen voldoet de huidige ondersteuning niet goed. De Citrix-oplossing met thin clients is voor hen slecht werkbaar en maakt dat zij ofwel uitwijken naar externe werkomgevingen of veel hinder ondervinden tijdens hun dagelijkse werkzaamheden (in de vorm van een vertraagd reageren van de werkplek op door de medewerker uitgevoerde handelingen).

De opdracht betreft het komen tot een overeenkomst met één leverancier voor zowel de Omgevingsdienst Nederland als de Omgevingsdienst West Holland waarbij het cruciaal is dat de opdrachtnemer voorziet in het (gezamenlijk) ontwikkelen van beleid en hulpmiddelen voor een digitale samenwerking. Daarbij is het van belang dat er aandacht wordt besteed aan de verbetering van de efficiency van het proces als voor het afdekken van huidige risico’s op het gebied van informatiebeveiliging.
De leverancier dient proactief mee te denken met de opdrachtgever over het toekomstbestendig houden van de digitale werkplekken. Richting de toekomst zijn de volgende uitgangspunten van belang voor de verdere ontwikkeling van het applicatielandschap:
• Meer digitaal samenwerken met interne en externe partijen (regionale partners, marktpartijen die een (advies)dienst of product leveren e.d.);
• Meer Cloud gericht werken (bv. Microsoft 365);
• Huidige infrastructuur niet lang houdbaar, on-premise en servers in eigen beheer (staat bij huidige leverancier) moeten om naar een hosted solution (IAAS, PAAS of SAAS);
• Bevindingen accountant: ontbreken van Informatiebeveiligingsbeleid;
• Bij invoering van nieuwe systemen (financieel systeem: AFAS) en E-HRM wordt gekozen voor SAAS-oplossingen.

De meest dringende behoefte ligt in het verbeteren van de huidige situatie rondom het veilig en efficiënt digitaal samenwerken. De huidige systeeminrichting is niet ingericht op het structureel uitwisselen van data en conceptversies van documenten met collega’s en partners. Op dit moment wordt hiervoor een lappendeken aan oplossingen ingezet zoals WeTransfer, Shared,
FTP, Dropbox, e-mail, etc. De formele oplossing voor documentopslag is beperkt inzetbaar richting partners (vraagt licenties en commitment van externe partijen aan een interne werkwijze) en biedt daarnaast niet de flexibiliteit en vrijheid die medewerkers verwachten in het werken met concepten. Het verbeteren van de veiligheid van informatie-uitwisseling is een prioriteit, mede vanwege de introductie van nieuwe wet- en regelgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG). 

Bron: Tenderned donderdag 5 augustus 2021https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/235242