Collectiebeheersysteem Historisch Centrum Overijssel
Collectie Overijssel is aangewezen als archiefbewaarplaats voor de aangesloten partners in de Gemeenschappelijke Regeling. Vanuit die hoedanigheid heeft het de (Archief)wettelijke taak, om overgedragen archieven te bewaren, te behouden en beschikbaar te stellen voor publiek. Ze heeft de belangrijke taak om het cultureel erfgoed van de provincie Overijssel te bewaren, te onderzoeken en toegankelijk te maken voor het publiek. De doelstelling van deze aanbesteding is het contracteren van één Opdrachtnemer die een SaaS-collectiebeheersysteem levert, implementeert (inclusief conversie), host en onderhoudt. Voorafgaand aan publicatie van deze aanbesteding heeft een marktconsultatie plaatsgevonden. Zowel de schriftelijke als mondelinge input van leveranciers is gebruikt om de aanbestedingsstukken (verder) vorm te geven.
Collectie Overijssel beheert archieven en historische collecties voor o.a. de gemeente Zwolle, gemeente Deventer en de Provincie Overijssel. Het beheren van deze collectie is de kerntaak van Collectie Overijssel. Voor het uitvoeren van deze kerntaak gebruikt Collectie Overijssel verschillende collectiebeheer oplossingen (MAIS-Flexis, Memorix, Axiell). Deze collectiebeheer oplossingen voorzien op dit moment in een aantal componenten om de collecties in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en houden. Namelijk:
1) Beschrijven
a) Archieftoegangen
b) Collecties
c) Nadere toegangen (per inventarisnummer)
d) Contexttoegangen
e) Koppelen van bestanden
f) Verrijking metadata (bijv. crowdsourcing)
2) Beheren
Offerteaanvraag | Collectiebeheersysteem Collectie Overijssel | 20-09-2024 Pagina 8 van 40
a) Logistiek
i) Vindplaatsregistratie
ii) Uitlening
b) Behoud en schaderegistratie
c) Import- en export gegevens en bestanden
d) Creatie van en koppeling met gegevenssets (bijv. thesauri)
3) Publiceren
a) Gebruiksbeperkingen (bijv. openbaarheid)
b) Hergebruik (bijv. API’s, datasets en indexering zoekmachines)
c) Dienstverlening (bijv. inzage, digitaliseren)
d) Presentatie gegevens (bijv. highlight, viewer)
Collectie Overijssel raamt de waarde van de opdracht (totale looptijd inclusief verlengingsopties) inclusief implementatiekosten op maximaal € 2.200.000,-.
De te sluiten Overeenkomst gaat in op 12 januari 2025 en heeft een initiële looptijd van vier jaar na de go live datum van 1 januari 2026. De overeenkomst kan, onder gelijkblijvende voorwaarden, door Collectie Overijssel eenzijdig driemaal met twee jaar verlengd worden. De opdracht wordt aanbesteed door middel van de Europese openbare procedure.
Bron: Tenderned dinsdag 24 september 2024 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/350314
Aanbestedingsnieuws 9e jaargang editie 25 september 2024