Leerlingenvervoer applicatie gemeente Utrecht
De gemeente Utrecht wil een overeenkomst afsluiten voor een leerlingenvervoer applicatie inclusief de bijbehorende dienstverlening. De looptijd van de overeenkomst is twee jaar met zes keer een optie van een jaar tot verlenging.
Team Leerlingzaken, onderdeel van Maatschappelijke ontwikkeling is in sommige gevallen verantwoordelijk voor de ondersteuning in het reizen van en naar school. Hiervoor kunnen ouder/verzorgers een aanvraag doen, bekijken wat de voorwaarden zijn en een wijziging doorgeven. De werkprocessen van de afdeling bestaan uit:
Het verzamelen, verwerken, controleren, beoordelen en beheren van persoons-, schoolloopbaan-, dossier- en aanvraaggegevens van leerlingen en ouder(s) met een verblijfsadres in de gemeente Utrecht;
Uitvoering van de “Verordening bekostiging leerlingenvervoer gemeente Utrecht”;
Het beoordelen en toekennen (beschikken) van vervoersvoorzieningen voor leerlingenvervoer, inclusief bezwaar en beroep;
Het registreren en behandelen van klachten rondom het leerlingenvervoer;
Het regelen van de vervoersvoorzieningen (o.a. taxivervoer) voor de leerlingen;
De afwikkeling van facturen en uitbetalingen rondom de vervoersvoorzieningen
Monitoring om het succes van het beleid te toetsen.
De overeenkomst voor het huidige leerlingenvervoer systeem loopt per 30 april 2025 af. Gevolg hiervan is dat er een nieuwe aanbesteding wordt opgestart voor de vervanging van het huidige systeem LLV. Het huidige systeem bestaat uit het binnenhalen van (aanvraag) gegevens, de onderdelen waar gegevens
van leerlingen en aanvragers (ouders) worden geregistreerd en beheerd, de onderdelen waarmee het aanvraagproces worden ondersteund en beoordeeld en de koppelingen naar andere systemen en gegevens bestanden. Bij de overeenkomst met betrekking tot het systeem is tevens inbegrepen de
aanpassingen aan het systeem die noodzakelijk zijn als gevolg van invoering, aanpassing en uitbreiding op het gebied van leerlingenvervoer, de verordening, beleidsregels en geldende regelingen. Alsmede wijzigingen die voortkomen uit veranderende wet- en regelgeving.
Het leidende principe bij deze aanbesteding is dat de gemeente op zoek is naar een systeem dat een proces gestuurde werkwijze de beoordeling ondersteunt, waarbij het systeem de medewerkers op een gebruiksvriendelijke en overzichtelijke manier met een beslisboom als het ware door het werkproces leidt, attendeert op doorlooptijden, checkt op ontbrekende informatie, inzicht geeft in de status van het proces, de caseload van medewerkers et cetera. Naast processturing zijn flexibiliteit en eenvoud van inrichting, beheer en het kunnen hanteren van een rol gebaseerde of zelfs individuele inrichting
belangrijke aandachtspunten.
De gemeente kiest voor een standaardpakket dat specifiek voor het marktsegment van deze aanbesteding ontwikkeld is: systeem voor leerlingenvervoer in de context van een gemeentelijke organisatie. De gemeente streeft naar zoveel mogelijk standaardisatie in de eigen processen en wil hierbij aanvullend de mogelijkheid houden het gekozen standaardpakket zelf naar eigen (beleids)inzicht in te richten en vorm te kunnen geven.
Voor deze opdracht volgt de gemeente de Europese openbare aanbestedingsprocedure. De gemeente wil de opdracht gunnen aan één inschrijver De gemeente gunt de opdracht aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
Bron: Tenderned woensdag 4 september 2024 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/347667
Aanbestedingsnieuws 9e jaargang editie 5 september 2024