Beveiliging opvanglocaties – gemeente Huizen

Het onderwerp van deze aanbesteding betreft de beveiliging van de opvanglocaties ten behoeve van hoofdzakelijk Oekraïense ontheemden (en eventueel nog nader te bepalen overige doelgroepen) binnen gemeente Huizen. Het doel van deze aanbesteding is het afsluiten van een raamovereenkomst met één opdrachtnemer voor de uitvoering van beveiligingsdiensten voor de opvanglocatie(s). Op dit moment betreft het een tweetal locaties in de gemeente Huizen. De aanbestedende dienst wenst met deze aanbesteding de economisch meest voordelige inschrijving op basis van beste prijs-kwaliteitsverhouding te contracteren.

Gemeente Huizen organiseert, sinds april 2022, gemeentelijke opvang voor (Oekraïense) ontheemden op diverse locaties. Momenteel zijn dit de locaties:
– Hotel Newport
– Ellertsveld.
Deze locaties zijn tijdelijk van aard. In totaal verblijven hier ongeveer 250 ontheemden. Locatie Hotel Newport betreft een voormalig hotelgebouw en biedt woongelegenheid voor 180/190 bewoners, verdeeld over 7 etages en 56 kamers. Locatie Ellertsveld biedt woongelegenheid aan 60 personen, waarvan 30 mindervalide en 30 mantelzorgers. Daarnaast is er een huis waar verzorgenden verblijven. De twee grootste locaties, te weten Hotel Newport en Ellertsveld beschikken over een locatiemanager, een huismeester, zorgmedewerkers en 24/7 beveiliging op de locatie. De locatiemanager is o.a. verantwoordelijk voor de dagelijkse coördinatie, is aanspreekpunt voor inwoners en betrokken partijen, stuurt de beveiligers, huismeester en overige medewerkers op locatie aan, schakelt tussen gemeente en opvanglocatie en voert overleg met contractpartners. De huismeester draagt zorg voor het onderhoud en verricht op verzoek diverse technische  werkzaamheden zoals het verhelpen van storingen en mankementen in de woonunits.

In de gewenste situatie wordt zoveel als mogelijk voortgeborduurd op de huidige situatie. Een aanpassing is dat naar verwachting de beveiliging voor locatie Newport wordt opgeschaald naar 24/7 beveiliging door twee beveiligers, d.m.v. een drietal diensten per 24 uur. Bij aanvang van de dienst vindt een overdracht plaats tussen de ploegen en de ochtendploeg stuurt direct een dienstrapportage naar de locatiemanager. De beveiligers beginnen de dag met
een ronde door het gebouw en het parkeerterrein, waarbij brandveiligheid en netheid worden gecontroleerd. Bij de opvanglocatie Ellertsveld is er op dit moment én in de gewenste situatie één beveiliger aanwezig. De dag start met een ronde en een overdracht van de nachtploeg. De beveiliger werkt nauw samen met de locatiemanager, huismeester en zorgmedewerkers. Bij afwezigheid van de locatiemanager fungeert de beveiliger als aanspreekpunt voor bewoners en helpt waar mogelijk. Onopgeloste vragen worden doorgegeven aan de locatiemanager. De beveiliger moet zich bewust zijn van de aanwezigheid van mindervalide bewoners en weten hoe te handelen bij noodgevallen volgens de aanwijzingen van zorgmedewerkers.
De belangrijkste activiteiten per locatie zijn:
– Opening en sluitingsrondes, surveillance rondes en rapporteren;
– Toezicht op in- en uitgaande persoonsbewegingen;
– Surveillance via camerasysteem;
– Omgevingscontrole;
– Aanspreekpunt zijn voor bewoners bij storingen en mankementen;
– Orde houden, waaronder zwerfafval opruimen;
– Aanspreken van bewoners en bezoekers bij overlast gevend gedrag;
– Verwijderen van ongewenste gasten;
– Ontvangst van brieven en pakketten;
– Spoedeisende hulp verlenen en ontvangen hulpendiensten;
– Naleving van huisregels controleren;
– Handelen bij brandalarm.
Beveiligers moeten een vriendelijke en behulpzame uitstraling hebben. Ze fungeren ook als aanspreekpunt voor bewoners bij afwezigheid van de locatiemanager. Goede communicatie tussen beveiliging, huismeester en locatiemanager is essentieel, vooral omdat de locatiemanager twee locaties beheert. Alle gebeurtenissen worden duidelijk gerapporteerd. De huurovereenkomst voor locatie Newport loopt eind 2025 af, wat betekent dat bewoners
mogelijk naar een nieuwe locatie moeten verhuizen. De beveiliging speelt een rol in deze verhuizing en moet hier rekening mee houden. Eventuele uitbreiding behoort ook tot de mogelijkheden.

De aanbestedende dienst wil een raamovereenkomst afsluiten met één opdrachtnemer voor de duur van twee jaar met twee mogelijke verlengingen van één jaar. De geplande ingangsdatum van de raamovereenkomst is 2 januari 2025. De geraamde waarde van de raamovereenkomst is €1.250.000,- per jaar. Aanbesteder volgt de openbare procedure.

Bron: Tenderned woensdag 14 augustus 2024 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/345774

Aanbestedingsnieuws 9e jaargang editie 15 augustus 2024