Financieel systeem gemeente Almere
De huidige leverancier heeft aangekondigd de support op het huidige financiële systeem in gebruik bij de gemeente Almere (EnterpriseOne) te beëindigen per 1 januari 2026. Op dit moment wordt een tijdelijke situatie georganiseerd in het project ‘lift en shift’ waarbij het huidige systeem bij een andere partij wordt ondergebracht die minimale ondersteuning blijft bieden tot er een nieuw financieel systeem voor de gemeente Almere beschikbaar is. Het huidige systeem is gebaseerd op verouderde technologie en voldoet niet meer volledig aan de gebruikerseisen en -wensen. In het kader van de continuïteit van de bedrijfsvoering is het noodzakelijk een nieuwe oplossing te verwerven en implementeren. Het nieuwe systeem dient te voldoen aan de eisen en wensen die opnieuw geïnventariseerd zijn. Daarmee ontstaat op onderdelen een gewijzigde invulling van de scope ten opzichte van de huidige situatie. Naast het nieuwe financiële systeem, als vervanging van het huidige systeem, waar ook operationele inkoop en contractbeheeractiviteiten onder worden verstaan, maakt ook het subsidiesysteem onderdeel uit van de scope van de opdracht. Voor het verwerven en verstrekken van subsidie is nu geen specifieke functionaliteit beschikbaar, de gemeente heeft het hierbij dus over een nieuwe applicatie en geen vervanging.
De gemeente Almere wil een financieel systeem dat flexibel en toekomstbestendig is. Dit betekent dat het toekomstige financieel systeem:
a. Eenmalige vastlegging ondersteunt (gegevens worden eenmalig vastgelegd en kunnen worden opgevraagd bij de bron);
b. Standaard gegevens uitwisselt waardoor we intern en extern op een veilige en snelle wijze gegevens kunnen uitwisselen met (keten)partners;
c. Data-analyses maximaal mogelijk maakt waardoor er meerwaarde geleverd kan worden ter ondersteuning van de primaire processen.
Het doel is om te komen tot de keuze voor een modern standaard financieel systeem dat als SaaS-dienst geleverd wordt door de implementatiepartner zodat per mei 2026 ten minste de huidige bedrijfsfuncties van het huidige financiële systeem vervangen zijn. Dat wil zeggen de primaire financiële functies, contractbeheer, bestellen en de processen rondom subsidieverwerving en SiSa-verantwoording en Europese aanbesteding betreffende
subsidieverstrekking. Naast het in productie beschikbaar krijgen van de hiervoor genoemde functionaliteiten heeft het financieel systeem en subsidiesysteem tal van koppelingen met andere systemen (en sub-administraties). Soms zijn deze koppelingen handmatig of semiautomatisch, soms
volledig geautomatiseerd gebruik makend van API’s. Alle bestaande koppelingen zullen in de nieuwe situatie terugkomen en vormen daarmee onderdeel van de scope.
Deze aanbesteding richt zich op de totstandkoming van een overheidsopdracht met een maximale looptijd van tien jaar. Door een lange implementatietijd van anderhalf jaar voor het financieel systeem en negen maanden voor het subsidiesysteem zal er eerst een contractperiode van zes jaar worden afgesloten met tweemaal een optie van twee jaar verlenging. De gemeente hanteert als gunningscriterium de beste prijs-kwaliteitsverhouding. Hierbij weegt prijs voor 30% mee en kwaliteit voor 70%. De gemeente heeft een budget gereserveerd voor deze opdracht en
neemt een plafondbudget op voor deze aanbesteding. Het is niet toegestaan om in te schrijven boven dit plafondbudget, op straffe van uitsluiting. De budgetten zijn opgenomen in de aanbestedingsdocumenten en zijn tot stand gekomen na de marktconsultatie.
Bron: Tenderned vrijdag 12 juli 2024 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/342882
Aanbestedingsnieuws 9e jaargang editie 15 juli 2024