Marktconsultatie reserveringssysteem VNG
De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) is de organisatie die alle gemeenten in Nederland en de overzeese gebieden verbindt. Het is een netwerkverband van lokale overheden, die democratisch gelegitimeerd zijn, en die iedere dag samen met
bewoners en organisaties werken aan maatschappelijke opgaven in de lokale samenleving.
Door de medewerkers van VNG worden veel vergaderingen georganiseerd. Hiertoe zijn verschillende vergaderzalen aanwezig in de Willemshof. Deze vergaderingen kunnen zowel fysiek als online zijn (gebruik makend van Microsoft Teams). Hiertoe is in
verschillende vergaderzalen een “Teams TAP” aanwezig, waarmee met de in de ruimte aanwezige apparatuur kan worden deelgenomen aan de hybride vergadering. Hiernaast heeft VNG ook de mogelijkheid om faciliteiten te boeken (al dan niet gerelateerd aan een vergadering). Ook worden werkplekken en parkeerplaatsen gereserveerd en kunnen bezoekers worden aangemeld. Voor deze diverse “reserveringen” zijn op dit moment verschillende ICT systemen in gebruik. Sommige systemen kunnen meerdere soorten reserveringen verwerken, in andere systemen maar een. In totaal gaat het om de volgende soorten reserveringen:
• Fysieke vergaderzalen
• Online vergaderzalen (Teams Rooms)
• Catering
• Andere faciliteiten bij vergaderzaken (bijv. flip-overs etc.)
Marktconsultatie Reserveringssysteem VNG blz. 4/10
• Werkplekken
• Parkeerplaatsen
• Aanmelden van bezoekers
Door uitbreiding van het aantal vergaderzalen, is ook de wens om alle vergaderzalen te voorzien van een “roomdisplay”, waarop informatie staat over de beschikbaarheid van de zaal en de lopende of komende vergadering.
De aanschaf van het Reserveringssysteem incl. roomdisplays wordt geraamd tussen de meervoudig onderhandse aanbestedingsgrens tot de Europese aanbesteding grens. VNG is van plan een MVO of Europese aanbesteding uit te zetten voor het Reserveringssysteem (incl. roomdisplays), maar is nog zoekende naar de juiste wijze hiervoor. In de markt zijn hiervoor verschillende oplossingen die in aanmerking komen:
• Eén reserveringssysteem waar alle reserveringszaken in geboekt kunnen worden;
• Meerdere reserveringssystemen die aan elkaar gekoppeld zijn waardoor alle reserveringen op één plek zichtbaar zijn en voor de medewerker het zo makkelijk mogelijk is alles te boeken;
• Roomdisplays gekoppeld aan het reserveringssysteem.
Deze marktconsultatie is bedoeld om een inzicht te krijgen in de mogelijkheden in de markt voor het reserveringssysteem en welke strategie hiervoor het beste past bij de organisatie van VNG.
Voor het nieuwe reserveringssysteem heeft VNG een aantal functionele eisen en wensen geformuleerd. Op dit moment is nog niet duidelijk of werkplekreservering daadwerkelijk onder de aanbesteding gaat vallen. Het is nog niet zeker of dit in de toekomst nog nodig is. VNG wil graag van marktpartijen horen of deze eisen en wensen gerealiseerd kunnen
worden in één systeem.
U wordt gevraagd in de marktconsultatie dieper in te gaan op een aantal vragen. Graag ontvangt VNG uw schriftelijke reactie op de hieronder gestelde vragen. Het verzoek daarbij is de beantwoording per vraag kort en bondig te houden maar in ieder geval te beperken tot maximaal 1 A4 per vraag. VNG houdt de optie open om naar aanleiding van de ingediende reacties uitgekozen partijen uit te nodigen om één-op-één mondeling een aanvullende toelichting te geven op hun antwoorden, waarbij we dieper op materie kunnen ingaan. Een aparte uitnodiging hiervoor volgt.
Bron: Tenderned dinsdag 21 mei 2024 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/336860
Aanbestedingsnieuws 9e jaargang editie 22 mei 2024