Marktconsultatie informatiecentrum stadskantoor Utrecht

Het doel van deze marktconsultatie is om marktpartijen te betrekken om zicht te krijgen op mogelijke oplossingen voor de aan te besteden opdracht, op het gebied van inhoud, proces en markt. Hierbij wil de gemeente informatie inwinnen ten einde de meest ideale oplossing aan te besteden en te komen tot:

• Een rechtmatige en doelmatige aanbestedingsstrategie en –procedure;
  
• Een adequate opdrachtomschrijving;
  
• Een goed beeld van de van toepassing zijnde duurzaamheidsaspecten;
  
• De innovatieve ideeën/zienswijzen van de markt;
  
• De te hanteren gunningscriteria;
  
• De te stellen randvoorwaarden.
  

De marktconsultatie dient de gemeente vertrouwen te bieden in de haalbaarheid van de aan te besteden oplossing en in het vermogen van de (deelnemende) marktpartijen om deze oplossing te kunnen realiseren. De marktconsultatie kan daarnaast informatie geven over de mogelijkheden die marktpartijen zien om een oplossing met een beperkt budget aan de minimum eisen te laten voldoen. En om de gemeente te prikkelen met interessante oplossingen. Deze marktconsultatie heeft niet tot doel partijen te selecteren of te contracteren.

Utrecht is een van de snelle groeiende steden van Nederland en informeert haar inwoners en bezoekers over de in ontwikkeling zijnde wijken onder meer via informatiecentra zoals het Stationsgebied en Leidsche Rijn. Nu er op meerdere plekken tegelijkertijd wordt gebouwd en ontwikkeld, bestaat de behoefte aan één gecentraliseerd informatiecentrum dat overzicht en informatie over de ontwikkelingen in de hele stad biedt. Doel is om in 2021 een vernieuwd informatiecentrum te realiseren op de plek van het huidige informatiecentrum Stationsgebied in de hal van het Stadskantoor. Het huidige informatiecentrum wordt niet alleen gebruikt om inwoners te informeren (zowel scholieren, passanten als geïnteresseerden), maar ook voor bedrijven en internationale delegaties. Dit is een gedifferentieerde doelgroep. Met name bij groepen wordt vooral door voorlichters of andere collega’s van de Gemeente Utrecht een toelichting gegeven bij de maquette, voor passanten is een stuk interactie prettig. Momenteel wordt de rust en het overzicht van het huidige informatiecentrum gewaardeerd.

Het informatiecentrum bevindt zich in de hal op de begane grond van het Stadskantoor. Het neemt het westelijke deel van de hal in, namelijk het gedeelte onder het plafond van de eerste verdieping. Het informatiecentrum bestaat uit een  tentoonstellingsruimte, een presentatieruimte (in de ‘pijpenlade’) en een kantoorruimte (twee werkplekken). Belangrijke uitgangspunten voor het nieuwe informatiecentrum zijn dat de inrichting moet passen binnen de inrichting van de hal als geheel. De inrichting van het nieuwe informatiecentrum de geest van “Gezond Stedelijk Leven voor Iedereen” moet uitstralen in onder andere het materiaal gebruik (denk aan hergebruik en herbruikbaarheid). Dat het uitnodigt tot bezoek. Een ander
belangrijk uitgangspunt is dat de inrichting flexibel wordt. Verschuivingen in thema’s en aandachtspunten moeten eenvoudig in het informatiecentrum opgenomen kunnen worden. Een toevoeging die in de nabije toekomst is voorzien zijn op de jeugd gerichte opstellingen. In september 2020 is een plan gepresenteerd voor het nieuwe informatiecentrum, dat in fases gerealiseerd zal worden. In de eerste fase (2021) wil de gemeente het concept voor een consistente en aansprekende
inrichting voor het hele informatiecentrum uitwerken. In dit concept wordt ook de flexibele centrale installatie gerealiseerd. 

Voor de realisatie van de eerste fase (concept en centrale installatie) is de gemeente van plan een opdracht aan te besteden. Voor de centrale installatie heeft de gemeente een aansprekend voorbeeld gezien in het Forum te Groningen, zie de foto bij dit artikel. Dat voorbeeld bestaat uit een maquette, die de contouren van de stad weergeeft en waarop via projecties verschillende thema’s gepresenteerd kunnen worden. De gemeente denkt dat deze vorm goed past bij de financiële middelen en ruimte die beschikbaar is. Bij de maquette hoort ook een projectiescherm waarop tegelijkertijd filmpjes kunnen worden geprojecteerd ter verlevendiging van het thema. De vragen die wij door deze marktconsultatie beantwoord willen zien hebben te maken met de volgende dilemma’s:

• Een algemeen dilemma, dat ook voor de installatie geldt, is hoe de nodige robuustheid van de installatie te realiseren in de open opstelling die de hal van het stadskantoor feitelijk is en moet blijven in verband met veiligheid.
  
• Een dilemma specifiek voor de installatie is hoe fysieke omvang en de gekozen schaal in evenwicht kunnen worden gebracht met de verschillen tussen thema’s in detailniveau van de projecties. En de vraag of de schaal mogelijk ook flexibel kan worden gemaakt zonder aan zeggingskracht in te boeten.
• Omdat de ontwikkelingen van met name de digitale mogelijkheden voor presentatie en interactie in opstellingen hard gaan wil de gemeente graag vooraf verkennen wat op dit moment de nieuwste mogelijkheden zijn. Ook de mogelijkheden die vernieuwingen op het gebied van materiaalgebruik en andere duurzaamheidsaspecten bieden zijn voor de gemeente interessant in het kader van de vraagstelling bij de aanbesteding. U kunt hierbij denken aan circulair materiaalgebruik (de
  bestaande tafels onder de maquettes, informatiezuilen en tv schermen zijn bijvoorbeeld nog in goede staat), duurzaam materiaalgebruik (refurbished ICT) en zo min mogelijk afval.
  
• Tot slot is ook de realisatie van Social Return een belangrijk aandachtspunt. Hierdoor kunnen we zoveel mogelijk mensen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk helpen. U kunt hierbij ook denken aan een samenwerking met een lokale ondernemer of samenwerking met een MBO.

De marktconsultatie zal door middel van een schriftelijke inventarisatie worden uitgevoerd. De uitnodiging tot deelname aan de marktconsultatie is gepubliceerd op TenderNed. Indien de gemeente u naar aanleiding van uw antwoorden op de gestelde vragen wenst uit te nodigen voor een toelichtingsgesprek, dan ontvangt u hiervoor een separate uitnodiging via TenderNed.
De gemeente verzoekt u het ingevulde document Vragen en invulformulier antwoorden te uploaden in TenderNed. Hierbij verzoekt de gemeente u om, eventueel naast een andere bestandsopmaak, een versie in Word-format te uploaden.
De gemeente vraagt u om, indien u op een bepaalde vraag geen antwoord wenst te geven, aan te geven waarom u hier geen antwoord op geeft. U heeft bij elke vraag de mogelijkheid in uw beantwoording alternatieven aan te dragen. De belangrijkste leerpunten van deze marktconsultatie zullen opgenomen worden in de aanbestedingsdocumenten.
U dient er zich van bewust te zijn dat u commercieel of anderszins gevoelige informatie zou kunnen verstrekken of informatie waarop intellectuele eigendomsrechten van u of van andere partijen op van toepassing zijn en die u niet mag of wilt delen. Mocht een dergelijk geval zich voordoen en de verstrekte informatie wordt verwerkt in het marktconsultatieverslag en ter beschikking gesteld aan andere deelnemende partijen, dan kan de gemeente Utrecht hiervoor niet verantwoordelijk of aansprakelijk worden gesteld.

Bron: Tenderned 18 december 2020 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/214925